Se sabe que la nómina representa el cumplimiento de las obligaciones del patrón o empresa hacia sus empleados. Ahí se lleva el control de todos los movimientos, registros y operaciones que tienen que ver con el personal que labora en tu negocio.
Por ello es de vital importancia llevar absoluto orden en este tema y cumplir con las leyes de trabajo y obligaciones fiscales que implica tener empleados. Hoy en día, el uso de un software de nómina es esencial para llevar el control de tu empresa.
El decreto de la DIAN para la nómina electrónica tiene como objetivo que las empresas se muden a los medios digitales y de esta forma tener un mejor control fiscal. Con ello se garantiza que los trabajadores y pensionados tengan el respaldo de sus ingresos y deducciones de impuestos correspondientes.
Es importante destacar que las empresas que no hagan uso de la nómina electrónica no podrán deducir y pagarán un extra del 33% por impuesto sobre la renta.
¿En qué ayuda la tecnología a mi empresa?
La tecnología brinda herramientas que hacen más ágil y eficiente el trabajo diario, ayudándonos con las tareas administrativas. Opciones como un software contable colombiao un software de nómina son indispensables para manejar una empresa.
Hoy, el trabajo que implica la nómina es realizada de forma automática por un software: cálculo de salarios, deducciones, impuestos, control de asistencias, reportes, etc. Nos olvidamos de hacerlo manualmente, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
Dentro de este software, se archivan datos personales de los empleados como dirección, cuenta bancaria, documentación, entre otros. Además, se lleva el récord de las nóminas generadas con anterioridad, toda esta información es almacenada en la nube.
Estos son 3 puntos que debes cumplir con la nómina electrónica
1. Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica
Es de carácter obligatorio crear el documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, este se debe enviar a la DIAN para validación.
Debe hacerse un documento por cada empleado que recibe un sueldo indicando deducciones de impuestos (impuesto sobre la renta, complementos, IVA – cuando aplique, etc.) y debe generarse cada mes.
2. Requisitos que debe cumplir el Documento de Soporte de Nómina Electrónica.
De acuerdo a la Resolución 00013-Artículo 5, estos son los requisitos que debes cumplir al generar el documento:
- Contar con una denominación
- Identificación completa del sujeto obligado (empleador)
- Identificación del beneficiario de pago (empleado)
- Firma digital del sujeto obligado (empleador)
- CUNE
- Valores devengados de nómina de acuerdo al Anexo Tecnico
- Numeración consecutiva
- Fecha y hora de generación
- Medio de pago utilizado
- Identificación del software con que se realiza (NIT del fabricante y Razón Social)
3. Envío de la Nómina Electrónica a la DIAN
Este es el proceso que debes seguir para enviar el documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica de tus empleados:
– Generar un archivo formato XML con toda la información de nómina, una por cada empleado.
– Debes enviar el archivo XML a la DIAN, durante los primeros 10 días del siguiente mes.
– La DIAN validará estos archivos y notificará a la empresa si todo es correcto o se deben realizar ajustes.
– Una vez aprobado, las empresas deben enviarlo a su personal.
Los errores que debes evitar al realizar tu nómina electrónica
El personal responsable de la nómina debe tener especial atención en no cometer errores en los cálculos de pagos y descuentos de la nómina. Debe verificarse minuciosamente antes de enviar la información a la DIAN.
Estos son los errores más comunes, que se deben evitar:
- Calcular de forma incorrecta los ingresos de cada empleado.
- Errores en los pagos a la Seguridad Social, pensiones y parafiscales.
- Omitir o calcular erróneamente horas extras, vacaciones, licencias, etc.
- Malos cálculos de días laborados por los empleados.
- Errores en las liquidaciones del personal que sale de la empresa
El uso de software de nómina es un aliado en todos los procesos que tienen que ver con tu personal, desde el reclutamiento hasta la liquidación. Toda la administración se realiza por medio de procesos automatizados que disminuyen grandemente los márgenes de error y reducen la carga de trabajo, además de generar todos los reportes que necesites para cumplir con tus obligaciones fiscales.
